Korhonen Oy

 

Tietosuoja isännöintiyrityksessämme

Taloyhtiönne hankkii isännöintipalvelut yritykseltämme, joten käsittelemme taloyhtiön asukkaiden ja osakkaiden henkilötietoja. Tarvitsemme näitä tietoja, jotta voimme tuottaa sopimuksemme mukaista isännöintipalvelua sekä muita asumisen palveluita taloyhtiössänne. Tietosuoja on meille tärkeää ja huomioimme sen päivittäisessä työssämme.

Henkilötietojen käsittelyä koskevissa kysymyksissä voitte olla yhteydessä Kari Korhoseen (kari.korhonen@tkt-korhonen.fi, +358 44 563 9633).

Isännöintiyrityksessä säilytämme henkilötietoja omassa asiakasrekisterissämme. Asiakasrekisterimme sisältää seuraavia henkilötietoja isännöimiemme taloyhtiöiden asukkaista ja osakkaista:

– huoneiston tiedot
– huoneistossa asuvien etu- ja sukunimet
– henkilötunnukset, silloin kun ne ovat henkilön yksilöimisen takia välttämätöntä
– sähköpostiosoitteet
– puhelinnumerot
– sisäänmuutto- ja poismuuttoajankohdat
– asiakirjatilaukset (mm. isännöitsijäntodistus) niiden sisältämine henkilötietoineen
– laskutustiedot
– mittarilukemailmoitukset
– huoneistojen vikailmoitukset
– asiakkaan jättämät yhteydenotto-, palaute- ja tarjouspyynnöt

Säilytämme henkilötietoja asiakasrekisterissämme sen ajan, kun asukas/osakas asuu taloyhtiössä tai taloyhtiö on isännöintiyrityksemme asiakas. Tämän jälkeen säilytämme tietoja vain niin kauan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia.

Henkilötiedot saamme kerättyä pääasiassa taloon muuton tai osakekaupan yhteydessä taloyhtiön osakkailta ja asukkailta itseltään eri viestintäkanavissa, kuten puhelimitse, postitse, sähköpostitse, asiakirjojen, Internet-sivujemme lomakkeiden välityksellä tai vastaavalla tavalla. Asiakasrekisterimme sisältää myös asiakirjatilausten, kuten esim. isännöitsijäntodistuksen laatimisen, yhteydessä asiakkaan antamat tiedot, jotka ovat tarpeen tilausten toimittamista, laskutusta sekä perintää varten. Lisäksi henkilöön liitettävissä olevia tietoja kertyy taloyhtiösivuille kirjautumisen yhteydessä sekä niitä käytettäessä. Varmistaaksemme tiedon ajantasaisuuden päivitämme tietoja viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta.

Tarvitsemme osakkaan ja asukkaan henkilötietoja, jotta voimme tunnistaa asiakkaamme tämän asioidessa isännöintiyrityksessämme tai sähköisissä palveluissamme. Käytämme tietoja taloyhtiön vastike- ja vuokravalvonnassa, saatavien perinnässä, asukastiedottamisessa, asiakasviestinnässä sekä taloyhtiölle hankittujen palvelujen järjestämisessä tai asiakkaan tilaamien palveluiden toimittamisessa. Lisäksi tietoja voidaan käsitellä valvottaessa isännöintiyrityksen ja taloyhtiön etua. Näiden ohella henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle, joka esittää lakiin perustuvan tietopyynnön.

Henkilötietoja luovutetaan taloyhtiönne virallisille edustajille näiden tehtävien hoitamiseksi sekä taloyhtiön mahdollisesti käyttämille palveluntarjoajille, kuten huolto- ja perintäyhtiölle. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa talon osakkaalle tai viranomaiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä.

Isännöintiyrityksessämme käsiteltävät henkilötiedot säilytetään tietoturvallisessa ympäristössä ja niitä käyttävät ainoastaan isännöintiyrityksen työntekijät suojatuilla työasemillaan, joihin taloyhtiönne asioita käsittelevät työntekijät pääsevät kirjautumaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksellaan. Käytännössä henkilötiedot voivat sijaita ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla tai laitteilla, jotta voimme taata riittävän tietoturvatason toteutumisen. Paperiset asiakirjat säilytämme lukitussa tilassa.

Rekisteröidylle kuuluvat oikeudet turvaamme kaikille rekisteröidyille voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Näitä oikeuksia ovat oikeus pyytää isännöintiyritykseltä pääsy häntä koskeviin tietoihin, oikeus pyytää häntä itseään koskevien tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista, oikeus vastustaa häntä itseään koskevien tietojen käsittelyä sekä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.